あまり話題になっていませんが、2022年1月から電子帳簿保存法が改正になりました。
この改正でかなり電子帳簿保存法の導入の敷居が減ったのです。
私も2022年1月の改正時点から対応をはじめました。
導入を検討している方、企業も多いでしょうから今回は電子帳簿保存の導入方法や導入してみての感想、課題などを共有したいと思います。
2022年1月から電子帳簿保存法が改正
電子帳簿保存法が税制改正（令和３年度）され、2022年（令和4年）1月1日から施行されました。
基本的には電子帳簿保存法が使いやすくなる改定ですが、そうでもない部分もあるのです。
まずは電子帳簿保存法って何？ってところから見ていきましょう。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは名前のとおりですが、税法などで保存が義務付けられている帳簿類を紙でなく、電子データで保存を可能とする法律です。
電子帳簿保存法のメリット
紙で保存をするのと比べて以下のようなメリットがあります。
- スペースを取らない
- 経費が削減（紙代、印刷代、郵送代、印紙代等）
- 紛失リスクが低減
- テレワークがしやすく
- 検索が容易
- 青色申告特別控除が優遇
特に検索が容易であることが大きいでしょう。
何年前の書類を探さないといけないとなると紙保存だとかなり大変ですが、電子データなら一瞬で見つかりますしね。
経費やスペース削減にも繋がりますね。
また、経理の方は書類やPCありきな仕事のため、なかなかテレワークができないという話もあります。
しかし、電子帳簿保存法やクラウド会計を導入すればそのあたりのハードルも低くなりますね。
電子帳簿保存法のデメリット
逆にデメリットも考えられます。
主なデメリットとしては
- スキャナーが必要
- システムが必要
- スキャンするのが手間
- 業務の流れが変わる
- セキュリティのリスク
が考えられます。
現在の仕事の流れをそのまま電子帳簿保存法適用してしまうとスキャンの手間だけ大変かもしれません。
規模が大きい企業ならしっかりとしたルール作りから検討する必要があるでしょうね。
令和3年度の税制改正内容
令和3年度の税制改正で電子帳簿保存法は新型コロナの影響もあったことからかなり改正が入りました。
書類の存在がテレワークの邪魔になっていたりもしましたしね。
主な改正内容は以下の通り。
- 事前承認が不要に
- タイムスタンプの条件が緩和
- 検索要件の緩和
- 優良な電子帳簿適用時の過少申告加算税5%軽減
- 原本の廃棄が可能に
- スキャナー時の署名不要に
- 相互牽制不要に
- 定期検査不要に
- 不正発覚時の重加算税が+10%
- 電子データの書面保存が廃止
基本的に電子帳簿保存が導入しやすくなる緩和が中心の改正ですが、不正時の重加算税が+10%など厳しくなったものもあります。
特に個人的に大きいのは「タイムスタンプの条件が緩和」ですね。
電子帳簿保存法を適用を検討した企業が結局導入に踏み切れなかったのがタイムスタンプ（電子データの原本証明みたいなもの）を取るためのルール（特に期間）が厳しすぎたためです。
スキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプについてのルールはもともとのルールでは概ね3営業日以内となっていましたが、概ね7営業日（最長2ヶ月＋7営業日以内）と延長されたんですよ。
3日ではかなり厳しいですが、2ヶ月ならかなり余裕を持ってできますね。
電子データの書面保存は2年延期
また、電子データの書面保存が廃止など電子帳簿保存をしない場合にも影響が出てきそうな話もあります。
ただし、電子取引データの書面保存の禁止は対応が間に合わない企業が多いことから２年間の宥恕措置が設けられることになりました。
詳しくはこちらの記事を御覧ください。
電子帳簿保存法を導入してみた
それでは実際に電子帳簿保存法をどのように導入したのか解説していきましょう。
対応システムを使えばそれほど難しくはないんですよ。
対応システムを導入
まず、電子帳簿保存法の対応の肝は対応システムを入れることです。
入れなくても導入できないことはないでしょうが、おそらくそれなら電子帳簿保存法を対応せず紙でやるほうが楽な気がします笑
電子帳簿保存法はシステムはありきで考えるべきです。
私はクラウド会計のマネーフォワードを利用しています。
規定の制定
電子帳簿保存法に対応するためには電子帳簿保存への対応の規定「スキャナによる電子化保存規程」および「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」の制定が必要となります。
規定についてはサンプルを国税庁が公開していますのでこちらを参考に作成されると良いでしょう。
領収書、請求書などはすべてクラウドBOXへ
出典：マネーフォワード 電子取引・電子帳簿保存法ならマネーフォワードクラウド より
マネーフォワードでは電子帳簿保存法に対応するためクラウドBOXという仕組みを導入しています。
ここに入れるとタイムスタンプが自動付与されるのです。
やり方はいろいろあると思いますが、私の場合にはまずデータでもらった場合、クラウドBOXへ上げる。
紙でもらった領収書、請求書などもとりあえずスキャンしてクラウドBOXへ上げています。（後述する作業が別途必要）
つまり、すべてクラウドBOXに集約するようにしています。
これでタイムスタンプ付与漏れというものがなくなります。
なお、スキャナーは富士通のScanSnapを使っています。
スキャンも早いですからかなり便利ですよ。
仕訳時に紐付け
クラウドBOXに上げただけだとスキャナーした領収書などは電子帳簿保存対応となりません。
仕訳（取引を簿記上の項目に分ける作業）と前述したクラウドBOXにあげた領収書や請求書を紐付け必要があります。
紐付け方は簡単。
仕訳の際に証憑添付機能を選択し、以下のように添付するファイルをアップロードするか、クラウドBOXにあるものから選択できますのでそこで選ぶだけです。
出典：マネーフォワード 仕訳 添付画面より
私のやり方の場合にはすでにクラウドBOXへ上げてありますのでそのファイルを選択すれば紐付け完了します。
原本破棄は可能だが・・・
電子帳簿保存法に対応すれば領収書等の原本を破棄をしてもOKとなっていますが、ちょっと怖いのでそのまま保管はしています。
このあたりの運用は様子見ですね。
ただ、保管といっても今までのようにちゃんとファイリング等はしていません。
ファイリングの時間はなくなっていますので、スキャンする時間を考えても時間的には短くなっていると思います。
まとめ
今回は「電子帳簿保存法に対応してみた。導入方法等を解説。2022年1月からの法改正で使いやすく」と題して電子帳簿保存法への対応をみてきました。
なんか電子帳簿保存法ってハードル高そうですが、実は対応システムを入れてしまえばそこまで難しくないんですよ。
個人的には領収書などの経理処理を後回しにする傾向がありましたが、それが電子帳簿保存法へ対応したことで無くなったことが大きいですね。
とりあえずクラウドBOXに入れるようにしていますので処理忘れも、遅れもなくなりました。
ほぼリアルタイムで経理処理が終わるようになっています。
まだ、電子帳簿保存法へ対応していない方も2023年10月から始まるインボイス制度や2年延期された電子データの書面保存が廃止を考えると早めに対応しておくのがおすすめですよ
電子帳簿保存法に対応するなら以下のクラウド会計がおすすめですね。
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