2022年1月からデータで受け取った「領収書」「請求書」等はそのままデータで保存が必要って知ってました?

あまり話題になっていませんが、2022年1月から大きな制度変更があります。

それが「電子帳簿保存法」の改正です。

これ地味に多くの企業、自営業者、フリーランスに影響がある話なんですよ。

うちは「電子帳簿」なんてやってないから関係ないって思っている方も多いでしょう。

実は多くの企業、自営業者、フリーランスに関係ある話なんですよ・・・・

今回は「電子帳簿保存法」の改正の最大のポイントになりそうな電子取引データの書面保存の廃止について解説しましょう。

2022年1月から電子帳簿保存法が改正

電子帳簿保存法が税制改正(令和3年度)され2022年(令和4年)1月1日から施行されます。

基本的には電子帳簿保存法が使いやすくなる改定ですが、そうでもない部分もあるのです。

特に「電子取引データの書面保存の廃止」は多くの多くの企業、自営業者、フリーランスに影響を与えそうです。

まずは電子帳簿保存法って何?ってところから見ていきましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは名前のとおりですが、税法などで保存が義務付けられている帳簿類を紙でなく、電子データで保存を可能とする法律です。

紙で保存をするのと比べて以下のようなメリットがあります。

  • スペースを取らない
  • 経費が削減(紙代、印刷代、郵送代、印紙代等)
  • 紛失リスクが低減
  • テレワークがしやすく
  • 検索が容易

特に検索が容易であることが大きいでしょう。

何年前の書類を探さないといけないとなると紙保存だとかなり大変ですが、電子データなら一瞬で見つかりますしね。

国が電子帳簿保存を勧めている最大の理由も税務調査時などに検索が容易にするためとも言われています笑

令和3年度の税制改正内容

令和3年度の税制改正で電子帳簿保存法は新型コロナの影響もあったことからかなり改正が入りました。

書類の存在がテレワークの邪魔になっていたりもしましたしね。

主な改正内容は以下の通り。

  • 事前承認が不要に
  • タイムスタンプの条件が緩和
  • 検索要件の緩和
  • 優良な電子帳簿適用時の過少申告加算税5%軽減
  • 原本の廃棄が可能に
  • スキャナー時の署名不要に
  • 相互牽制不要に
  • 定期検査不要に
  • 不正発覚時の重加算税が+10%
  • 電子データの書面保存が廃止

基本的に電子帳簿保存が導入しやすくなる緩和が中心の改正ですが、不正時の重加算税が+10%など厳しくなったものもあります。

また、電子データの書面保存が廃止など電子帳簿保存をしない場合にも影響が出てきそうな話もあるのです。



電子データの書面保存が廃止はとても大きな影響が・・・

前述のように電子帳簿保存法が令和3年度の改正は多くの部分は電子帳簿保存法が導入しやすくなるものです。

そのため、電子帳簿での保存をしない企業等には関係ない話です。

しかし、電子データの書面保存が廃止については多くの企業に影響が出てしまう話なんですよ。

電子データで受け取った請求書・請求書等はそのままデータで保存が必要

例えば

  • メールで請求書を受け取った
  • ネット通販利用時の領収書をダウンロードした

こういうケースの場合に影響があります。

改正前はこれらケースは紙で印刷してもOKでしたのでメールで受け取った請求書やネット通販利用時の領収書をダウンロードした領収書は印刷していたケースがほとんどでしょう。

しかし、電子データの書面保存が廃止で認められなくなるのです。

電子データのまま保存が必要なんですよ。

災害等により事情がなく、その電子データが要件に沿って保存されていない場合は、青色申告の承認が取り消しの対象となる可能性があります。

それでは企業等はどう対応すればよいのでしょう?

考えられるのは以下の対応です。

  • 電子データでそもそももらわない(紙でもらう)
  • システム導入して対応
  • 要件を満たしたデータ保存をする

順番に見ていきましょう。

電子データでそもそももらわない(紙でもらう)

一番簡単な対応方法は電子データでもらわないという方法でしょう。

今までメールでもらっていた請求書は紙にしてもらう。

領収書も紙で発行してもらうということですね。

時代に逆行している感はありますが、対応できないなら仕方ありません。

ただし、取引先によっては紙での発行をやってないとか有料のケースもありますので難しいこともありえます。

システム導入して対応

番手間暇の掛からないのがシステムの導入でしょう。

会計ソフトや経費精算システム、請求書発行システムを電子帳簿保存法対応のものにするのです。

例えばマネーフォワードクラウド会計やfreeeなどのクラウド系のシステムは電子帳簿保存法全対応していますのでおすすめですね。

特にマネーフォワードはマネーフォワードクラウド会計を導入していない方も領収書などにタイムスタンプを自動付与してデータ保存してくれるマネーフォワードクラウドBOXを無料提供しています。

とりあえずマネーフォワードクラウドBOXをつかっておけば電子データの書面保存が廃止に対応できそうです。

要件を満たしたデータ保存をする

システムを使わなくても以下をすることで要求される要件を満たすことは可能です。

  • 訂正および削除の防止に関する事務処理規程を作成および運用する
  • 運用で検索機能を確保する

例えばファイル名を検索項目として要求されている取引年月日、取引金額、取引先を含んだ形で統一して検索できるようにすることなんかが考えられます。

また、エクセルなどで取引年月日、取引金額、取引先を入力した索引簿をつくりリンクを張っておくなんてことも考えられます。

ちょっと手間暇は掛かりますが、出来ないことはない話ですね。



まとめ

今回は「2022年1月からデータで受け取った「領収書」「請求書」等はそのままデータで保存が必要って知ってました?」と題して電子帳簿保存法の改正。とくに電子データの書面保存が廃止についてみてきました。

かなり大きな変更となりますのでしっかりルールに則った運用ができるように準備しておきましょう。

また、2023年からはインボイスも始まりますので合わせて確認しておきたいところですね。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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