なぜ領収書が必要

なぜ領収書をもらう必要があるのか?

会社経営者や自営業者の方はなにかを買ったり、利用したりする度に領収書をもらいます。

また、会社勤めの方でも仕事によっては会社や上司の指示で領収書をもらったりするケースがあると思います。

領収書をもらうのってかなり面倒ですよね。

そのためなぜ領収書が必要なのか疑問に思っている方も多いと思います。

そこで今回はなぜ領収書を貰う必要があるのかを考えてみましょう。

領収書をもらう目的

それではまず前提となる領収書の目的についてみていきましょう。

領収書とは商品やサービスに対して料金を支払ったことを証明する書類のことです。

ちゃんとお金払って買ってますよって証明になるってことですね。

もともとは二重に請求されるのを防ぐ目的で作られていた書類となります。

これはお店に対して、税務署に対して双方の意味があります。

お店に対しての領収書の意味

領収書はお店に対しては商品をお金を払って買った証明となります。

例えば不良品だったり、欠品があったりしたときの返品の際に買ったことの証明として必要になったりします。

これは会社経営者や自営業者・会社の経費だけの問題ではありません。事業をやっていない個人の方でも同じですね。

なにか問題があってあとから返金しますよってときも領収書が基本的に必要になりますから保管しておきたいものです。


税務署に対しての領収書の意味

もう一つが税務署に対しての意味です。

会社や自営業者の税金は簡単に言えば売上ー経費の差額である利益に対して掛かります。

その経費を支払った証明に領収書が必要となるのです。

たくさん経費を支払えばお金はでていきますが、その分税金は安くなります。

税務署としても架空の経費なんかを計上されてしまえば困ってしまいます。

それにより利益なんていくらでも少なくすることが可能となってしまいますからね。

そのため、本当にその経費が実在していることを証明するものとしてある程度公的な証拠書類として領収書が使われているんですね。

会社経営者や自営業者の方はなにかを買ったり、利用したりする度に領収書をもらうのはそういう意味あるのです。

会社勤めの方でも仕事によっては会社や上司の指示で領収書をもらったりするケースも同様ですね。会社の経費をちゃんと計上するため、もしくはその方の経費精算のために必要としているのです。

実は領収書がなくてもOKなケースも

基本的に領収書がないと経費として認められません。

しかし、金額が少ない場合(3万円未満)や公共交通機関の切符など領収書が発行されないものは帳簿などに取引内容を残してあれば経費として認められることもあります。

また、クレジットカードの明細なども領収書の代わりとして利用することができます。

レシートではだめなのか?

私も昔、経理をやっていましたが、従業員の方からよく質問を受けた質問に領収書じゃなくてレシートでは駄目なのか?というものがあります。

実は条件さえ満たしていればレシートでもOKなんです。

むしろ私はレシートを推奨していました

なぜならばレシートは細かい明細が載っているからです。

しかし、領収書はまとめてしまっているので明細がわからないのです。そのため自分の個人的な支払いを入れてしまう輩が少なからずいるんですよ。

これは会社の経費精算に限らず税務署側としても同じ考えとなります。会社の事業に関係ないものを領収書にまとめられてしまうと税逃れになりますからね。

ですからレシートの方が信頼性が高いとされているんです。

そのため最近ではレシート兼領収書のみを発行して手書きの領収書なんかはそもそも発行していないお店なんかもありますね。

ただし、会社それぞれの社内ルールで経費精算は領収書しか駄目だとしているところもありますのでなんとも言えませんが。。。

レシートを領収書代わりにする際のポイント

ただし、レシートを領収書代わりに使うにはちょっと押さえておかなければいけない点があります。

それはレシートに領収書に必要な項目を網羅している点です。

必要なのは以下の5点です。

請求書発行者の氏名または名称
取引年月日
取引内容
対価の額
請求書受領者の氏名または名称

これさえ満たしていれば通常の領収書と同様に扱うことができます。

昔の多くのレシートは簡単な金額がわかるものが多かったです。

そのためレシートでは駄目。領収書をもらいなさいという会社が多かったのでしょう。

しかし、最近は宛名欄がちゃんとあったり、上記の条件を満たしたレシートがほとんどです。

そのためレシートで全然問題ないのです。

逆に言えば上記条件を満たしていないレシートは領収書代わりは基本的に不可です。これは宛名欄が白紙だったり「上様」と書いてあったりする領収書や但し書きに「お品代」と書いた領収書も同様なんですけどね

また、このルールは2019年10月から少し変わります。

軽減税率が導入されることでレシートや領収書に記載が下記の2点がルールが追加されたのです。

軽減税率の対象品目である旨
税率ごとに合計した対価の額

軽減税率について詳しくはこちらの記事を御覧ください。

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感熱紙の場合は注意

もう一つレシートを領収書代わりに使う場合のポイントが紙の素材です。

多くのレシートは感熱紙を使っています。

感熱紙は時間が経つと消えたり見えづらくなったりします。

何書いてあるのか見えなければ白紙の紙に過ぎません。

そうなると領収書としての効果を失ってしまいますから注意が必要です。

ちなみに領収書は7年保存が義務付けられているんですよ。

ですから感熱紙のレシートの場合は保管の仕方を工夫したり、予め消えても内容がわかるようにスキャンやコピーしておくのも有効でしょう。

また、最近は電子帳簿保存法の適用を受ければ領収書を電子データとして保存することも可能です。

電子データ化してしまえば感熱紙の素材問題は解決しますね。

領収書があっても・・・

よくある勘違いが領収書があれば何でも経費にできるというものです。

昔、議員さんがガソリンスタンドで捨ててあるレシートを片っ端から拾ってきて経費にして問題になったことがありましたね。地球何周もできるくらいのガソリンを経費計上してあったという・・・

そういうものは認められません。

また、最近はあまり見かけなくなりましたがメルカリなどフリマアプリやオークションサイトで領収書の売買なんかも行われていました。

お金出してまで領収書をほしいのは節税効果(実際は脱税)を狙ったものなのでしょう。

しかし、経費として認められるのは事業に必要で実際に使ったものだけです。

ただし、どこまでが事業に必要な範囲なのかは見解次第なんで難しいところではありますが・・・

架空経費の計上は脱税行為となりますのでお気をつけください。

領収書の発行は義務?

また、よく勘違いしている人がいますが領収書やレシートの発行は義務ではありません。

支払った人が領収書やレシートの発行を要求した場合に発行が義務となります。

これは現金以外の振込などでも同じルールです。

まとめ

今回は「なぜ領収書をもらう必要があるのか?」と題して領収書についてみてきました。

まとめるとこんな感じです。

領収書が必要なのは経費計上時の証拠書類として
レシートでもOKだが条件あり
領収書があっても事業に関係ないものなら認められない

また、経費についてはこちらの記事も合わせて御覧ください。

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