令和２年分の年末調整から手続を電子化することが可能となりました。
電子化するかどうかは会社側の対応次第ですが、電子化されれば働く側も年末調整がだいぶ楽になってきます。
ただし、あらかじめ知っておかなければならないこともありますし、準備が必要なこともあります。
今回は年末調整の電子化について見ていきましょう。
年末調整の電子化とは
年末調整を電子化とは言葉の意味の通り、今まで紙ベースで処理されていた年末調整を電子的に処理をすることが出来るようになることです。
電子化すると会社側も働く側も楽になるんですよ。
具体的な作業の違いをご紹介しましょう。
従来の年末調整流れ
- 従業員（給与等の支払を受ける方）が、保険会社、金融機関、税務署等（以下「保険会社等」といいます。）から控除証明書等を書面（ハガキ等）で受領
- 従業員が、保険料控除申告書又は住宅ローン控除申告書に、受領した書面（ハガキ等）に記載された内容を転記の上、控除額を計算し記入
- 従業員が保険料控除申告書及び住宅ローン控除申告書など、年末調整の際に作成する各種申告書（以下「年末調整申告書」といいます。）を作成し、控除証明書等とともに勤務先（給与等の支払者）に提出
- 勤務先が提出された年末調整申告書に記載された控除額の検算、控除証明書等の確認を行った上で、年税額を計算
出典：国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について」より
基本的に紙ベースの書類を受領し、それを従業員が書類を記載して会社側が別の書類を作って提出するというなんとも面倒な作業が発生していたのです。
それが電子化すると以下のようになります。
電子化後の年末調整の流れ
- 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
- 従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに、住所・氏名等の基礎項目を入力し、受領した電子データをインポート（自動入力、控除額の自動計算）して年末調整申告書の電子データを作成
- 従業員が、年末調整申告書データ及び控除証明書等データを勤務先に提供
- 勤務先が、提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算
出典：国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について」より
電子化するとまず控除証明書等も紙ベースではなく電子データとして受領することになります。
電子データを使って従業員は会社に提出する年末調整書類を作成します。（自動入力、自動計算）
作成した年末調整のデータを会社に提出。会社はそれを元に税金を計算し提出します。
年末調整が電子化の会社側のメリット
会社側からみて年末調整の電子化はメリットが大きいです。
主なメリットは以下の通り。
- 間違いが少なくなる
- 手間暇が少なくなる
- 書類の保管が少なくなる
また、基本的に紙を使いませんし経費の削減にも繋がりますね。
会社側のメリットはかなり大きいものとなります。
デメリットは実施までの準備の大変さでしょうね。（届け出やシステム面の改修、従業員教育など結構準備が大変そうです）
年末調整が電子化の従業員側のメリット
それでは従業員側にはメリットはないのでしょうか？
従業員側にもメリットは大きいんですよ。
出典：国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について」より
従業員側からしても年末調整の書類の作成が基本自動入力で手間がかなり少なくなります。
また、控除証明書もデータですからよくある紛失して再発行してもらうということも基本的にありえません。
なにより間違える可能性がかなり少なくなるのが嬉しいところですね。（会社側からしても従業員側からしても）
従業員が必要な準備と知っておく必要があること
年末調整の電子化に伴い従業員がやらなければならないことは２つあります。
具体的には以下の通り。
- これまでハガキ等で送付されていた控除証明書等について、データで取得する
- 「年調ソフト」で年末調整の書類を作成し、勤務先にデータで提出する
順番に見ていきましょう。
控除証明等をデータで取得する
まずは保険やiDeCoなどの控除証明などのデータを取得することです。
具体的には２つのやり方があります。
マイナポータル連携を利用して取得する
出典：国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について」より
マイナンバーカードを持っている方限定の方法ですが、マイナポータルから一括取得が可能となっています。
かなり便利なのですが、利用するにはマイナンバーカードの取得はもちろん、ICカードリーダライタ（又はマイナンバーカード読取対応 スマートフォン）の用意のほか、マイナポータルを開設していること等が必要となります。
また、保険会社等とマイナポータルを連携させる作業も必要となりますのでそれなりに準備は大変です。
一度設定してしまえば翌年からはかなり楽になりそうですが。。。
まだ、マイナンバーカードを持っていない方はこの機会に取得することをおすすめします。
今ならマイナンバーカードでポイントが最大5,000円もらえますし、2021年3月からは健康保険証として使えるようになることが決まっています。
さらには運転免許書との連携の話と使える範囲がかなり広がっていますよ。
保険会社等のWEBページからダウンロードする
出典：国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について」より
もう一つの方法は保険会社等のWEBページから控除証明書等データをダウンロードする方法です。
保険会社等では「お客様ページ」などで控除証明等のデータをダウンロードできるようにしているはずですから、そこから入手して後述する年調ソフトにアップロードするのです。
マイナンバーカードの方法と違って一つ一つダウンロードしないと行けないので少々面倒ではありますが・・・
年調ソフトで年末調整の書類を作成
年調ソフト（年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア）は国税庁が公開していますので基本的にはそちらを利用するケースが多いと思います。
国税庁の年調ソフトにはWindows版、Mac版 、Android版 、iOS版 があり、Windows版、Mac版については国税庁ホームページ、Android版 はGoogle Play、iOS版 はApp Storeからダウンロードできます。
スマホでも利用できるんですね。
ただし、会社のシステムによっては別の対応アプリを使うケースもありますので詳しくは会社からの指示をお待ち下さい。
年調ソフトは指示どうりに入力していくだけで年末調整時に必要な会社への提出書類が完成する流れとなっています。初年度は入力項目が多いですが、次年度以降は前年のデータを元に入力できるようになるとのことですからかなり時短で作業できるはずです。
まとめ
今回は「令和２年分から年末調整が電子化へ。従業員が必要な準備と知っておく必要があること」と題して年末調整の電子化についてみてきました。
始まったばかりの制度ですのでこれから問題点も出てくる可能性がありますが、かなり便利になりそうなルール変更ですね。
会社も従業員側もかなり楽になるはずですから会社に協力してあげてくださいね。（初年度除く）
とくにマイナンバーカードがあると便利ですからまだ取得していない方は用意しておくことをおすすめします。（今からだと今年の年末調整に間に合わせるのは厳しいかもしれませんが）
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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